برنامه Power Point یکی از برنامه های بسته نرم افزاری Office به شمار میرود که با آن میتوانید مجموعه اسلایدهایی که متن را با متن های رسم شده Clipart ، عکس، صدا، تصویر ، و حتی جلوه های ویژه متحرک نمایش دهید. پس میتوانید کارتان را به اسلایدهای ۳۵mm تبدیل کنید . علاوه بر اینها چون Power Point یک Package است میتوانید سند های Word ، کاربرگهای Excel را به صورت گرافیک و متن و به Power Point اضافه نمایید.
در حقیقت Power Point قسمت سمعی – بصری برنامه Office است. برنامه Power Point با نصب برنامه Office در سیستم شما دیده میشود.
برای مطالعه ی این دوره ی آموزشی نیاز است کاربران محترم آشنایی مقدماتی با محیط Windows داشته باشند .

 جهت نصب و اجرای نرم افزارهای Office که Power – Point نیز شامل آن می شود ، نیاز به سیستمی با مشخصات ذیل می باشد :
- حداقل سیستم مورد نیاز پنتیوم ۲۳۳
- ۱۶ مگابایت Ram
- حدود ۶۰۰ مگا بایت فضای آزاد

 درون اسلاید Content ، شش مورد به چشم می خورد که هر کدام را جداگانه توضیح می دهیم :

- Insert Table: در این حالت می توانیم اقدام به وارد نمودن یک جدول داخل اسلاید کنیم. با انتخاب این مورد پنجره ی کوچک Insert Table مطابق شکل باز می شود که در آن تعداد سطر و ستون را وارد می کنیم و بعد از زدن OK شاهد درج جدول در اسلاید می شویم
 
در این حالت نوار ابزار مخصوص Table ظاهر می شود که برای قالب بندی جدول می توان استفاده نمود ، توضیح کامل این نوار ابزار در دوره ی آموزشی Word مهارت سوم از استاندارد ICDL ، در اختیار شما قرار داده شده است .

- Insert Chart: برای درج نموداری از برنامه ی Excel در اسلاید که با وارد نمودن داده در Sheet وارد شده مقادیر نمودار نیز تغییر خواهد کرد. در این حالت محیط شبیه سازی شده excel دیده می شود که می توان به راحتی تغییرات و تنظیماتی را در آن انجام داد که این کار به شرط آشنا بودن با محیط Excel امکان پذیر می باشد.( آموزش کامل دوره ی Excel جهت مطالعه ، در پرتال آموزشی کارآموز دات کام و سایت استادآن لاین در اختیار شما قرار داده شده است . )
 
با کلیک کردن روی بدنه ی اسلاید حاوی نمودار ، می توان نمودار را در اسلاید ثابت نمود ، همچنین با دابل کلیک روی نمودار می توان مجددا وارد محیط شبیه سازی شده Excel شد .

اصطلاحات خاص :

بدنه ی اسلاید به قسمتی اطلاق می شود که خارج از Place holder ها باشد .

- Insert Clip Art:

برای وارد کردن تصاویر Clip art داخل اسلاید که با Double Click کردن روی تصویر مورد نظر می توان آن را روی اسلاید درج کرد ، تصاویر Clip Art هنگام نصب Office در برنامه ها قرار می گیرند و امکان جابجایی ، تغییر اندازه آنها وجود دارد. بعد از درج این تصاویر نوار ابزار Picture نیز ظاهر می شود که توسط آن می توان تغییراتی را روی این نوع تصاویر بوجود آورد .
 

 
آشنایی با Microsoft Power-Point 2003
PowerPoint-2003 نرم افزاری قوی و توانا برای ساخت نمایش های (Presentations) قابل مشاهده در کامپیوتر است که با استفاده از آن می توان آگهی (Handout) و یا اسلایدهایی را برای نمایش تهیه کرد. همچنین امکان اضافه نمودن Animation و Sound به اسلایدها نیز وجود دارد ، از این برنامه در نمایش های تجاری (Business) و کنفرانس های کلاسی ، سمینارها و … استفاده می شود.
اسلایدهای ایجاد شده در این برنامه را می توان به روش های مختلفی نمایش داد که یکی از آنها استفاده از دستگاه Over head می باشد که نمایش را روی پرده نشان می دهد.
PowerPoint می تواند سه نوع خروجی با پسوندهای متفاوت داشته باشد که هر کدام در موارد خاص خود قابل اجرا هستند که در ادامه ی بحث به آن اشاره خواهد شد. از فایل های ایجاد شده در این برنامه در Web نمی توان استفاده نمود و این بدلیل بالا بودن حجم بالای آن است ولی می توان آنرا بصورت یک فایل از جنس html – Hyper text markup ذخیره کرد.

نکته : html پسوند صفحات ایجاد شده در Web می باشد.

کلمه کلیدی:

Presentation: به هر فایل ایجاد شده در پاورپوینت Presentation گفته می شود.

Handout: هنگام ارائه می توان اسلایدها را print کرد و در دست مشاهده کنندگان قرار داد.

Overheads: دستگاهی است که توسط آن می توان نمایش اسلایدها را روی پرده نمایش داد.

Insert Picture
در ادامه ی بحث توضیح Content Layout به موضوع Insert Picture می رسیم که می توان از تصاویر قرار گرفته شده در سیستم استفاده کرد و آنها را وارد اسلاید نماییم که نتایجی شبیه به مورد قبلی یعنی Clip Art دارد .

- Insert Diagram or organization chart: برای ایجاد انواع نمودارهای سازمانی که در اینجا ما کاربردی ترین آنها یعنی Organization chart (نمودار سازمانی) را بررسی خواهیم کرد.
 

پس از انتخاب این موضوع از پنجره ی مربوطه یک چارت در اسلاید ایجاد می شود که امکان گسترش آن وجود خواهد داشت . همزمان نوار ابزار Organization Chart هم ظاهر می شود که توسط ابزارهای آن می توان نمایش شکل ظاهری چارت و همچنین اضافه کردن به آیتم های آن را انجام داد .

تمرین عملی:

همانطور که می دانید در یک سازمان بالاترین مقام مدیر می باشد که به طور واحد در بالای چارت قرار می گیرد و معاون های مدیر در پایین قرار می گیرند که با زدن Subordinate می توان تعداد آنها را افزایش داد ، هر معاون می تواند چندین کارمند و هر کارمند تعدادی دستیار داشته باشد ، همچنین کارمندها می توانند همکارانی را نیز در رده ی خود داشته باشند که همه ی این اعمال از طریق Insert Shape صورت می گیرد .

- ابزار Layout : شکل ظاهری چارت را پوشش می دهد .

- ابزار Select : توسط ابزار Select می توان سطح های مختلفی را برای اعمال خاص در چارت انتخاب نمود . اگر متن نوشته شده در سلول های داخل چارت احتیاج به فضای بیشتری داشته باشد گزینه ی Fit Text این کار را با کوچک کردن اندازه ی فونت انجام می دهد .

یکی از امکانات جالب واقع در این نوار ابزار Auto Format می باشد که نمودار را مطابق با نمونه های از قبل طراحی شده طراحی می کند .

Insert Media Clip: آخرین Content گزینه ی Insert Media Clip می باشد که برای ایجاد Multimedia در اسلاید استفاده می شود . توسط این گزینه می توان از فیلم های کوتاه با پسوند (.AVI) ، اصوات با پسوند (.wav) استفاده نمود . با انتخاب این گزینه نمونه هایی در اختیار شما قرار داده می شود که می توانید چگونگی عملکرد آنرا مشاهده کنید .

اضافه کردن اسلاید
برای اضافه کردن تعداد اسلایدها از منوی Insert گزینه ی New Slide یا با زدن Ctrl+M این کار را انجام می دهیم ، محدودیتی در اضافه کردن اسلاید وجود ندارد ولی برای جلوگیری از خسته شدن بازدیدکنندگان باید حد معمول رعایت شود و سعی کنیم مطالب را طوری در اسلایدها بگنجانیم که مقصود اصلی به راحتی درک و از ایجاد تعداد خیلی زیادی اسلاید جلوگیری کنیم . هنگامیکه اقدام به ایجاد یک اسلاید جدید می نماییم در قسمت Task Pan لیست Slide Layout ها دیده می شود که با انتخاب هر کدام Layout مربوطه به اسلاید جاری اعمال می شود.

کلمه کلیدی:

Layout نمونه ای است که می توان اسلایدها را طبق شکل ظاهری آنها تنظیم کرد.

Slide Layout:

هر کدام از Layout ها می توانند محتوای متفاوتی به اسلایدها بدهند که به ترتیب قرار گرفتن Layout ها در این قسمت آنها را توضیح می دهیم. هر Layout دارای یک نام می باشد که با ثابت نگه داشتن ماوس روی Layout ظاهر می شود .

Title Slide:

(اسلاید عنوان) از این Layout معمولا برای اولین اسلاید استفاده می شود که نام پروژه در آن درج می شود ، هنگامیکه وارد Power-Point می شویم Title slide به عنوان اولین اسلاید دیده می شود.

Title Only:

همه ی اسلایدها درون خود نیز دارای یک عنوان می باشند که موضوع آن اسلاید خاص را بیان می کند ، Title only اسلایدی است که فقط یک عنوان درون خود دارد.

کلمه کلیدی:

Place Holder – مکان هایی در اسلایدها هستند که محتوای اسلایدها در آن قرار می گیرد که اصطلاحا به آن “جا نگهدارنده” نیز گفته می شود.

Title and text:

اسلایدی که دارای عنوان و قسمتی برای نوشتن متن می باشد که هر کدام داخل Place holder های خاص خود قرار می گیرند متن های نوشته شده در این Layout در یک ستون نوشته می شود.

Title and 2 column text:

اسلایدی که دارای عنوان به همراه دو ستون متنی است.

Blank:

در این حالت یک اسلایدی کاملا خالی در اختیار ما قرار می گیرد که می توانیم هر نوع داده ای را در آن جا دهیم.

در بقیه ی Layout ها شاهد موارد تکراری هستیم که فقط در ظاهر اسلایدها تاثیر خواهند داشت . با توضیح یک مورد خودتان می توانید با بقیه ی Layout ها کار کنید .
انواع نمادها در Power-Point
Normal View: حالت طبیعی نمایش برنامه می باشد در حقیقت می توان گفت در بدو ورود به برنامه این نما قابل مشاهده می باشد. خصوصیت نمای Normal View این است که در آن می توان اقدام به طراحی ، حذف و اضافه نمودن محتوای اسلاید و همچنین حذف و اضافه نمودن خود اسلایدها نمود ، در حقیقت نمای طراحی می باشد .

Slide Sorter: با یکی از دو روش گفته شده وارد این نما می شویم ، نمایی که در آن اسلایدها را در اندازه ی کوچک می توان یکجا مشاهده نمود ، در این نما امکان طراحی داخلی اسلاید وجود ندارد ولی در آن می توان اقدام به اضافه یا حذف اسلایدها نمود و قابلیت جابجایی اسلایدها توسط Drag & Drop وجود دارد.

Slide Show: در این نما نتیجه حاصل از طراحی و نمایش نمایی را می توان مشاهده نمود کلید میان بر برای رسیدن به این نما F5 می باشد. در این نما امکان هیچ گونه طراحی ، حذف و اضافه وجود ندارد و فقط برای نمایش می باشد . برای خارج شدن از آن با زدن کلید Esc و همچنین Right click و انتخاب End Show این کار را انجام می دهیم .

Notes Page: احضار این منو فقط از طریق منوی View امکانپذیر می باشد (روش اول) در این نما طراح اسلاید یادداشتی را برای یادآوری یا تاکید خود می نویسد که این یادداشت در نمایش نهایی Slide show ظاهر نخواهد شد و صرفا خود طراح از آن استفاده خواهد کرد . مطالب نوشته شده در این نما را در پایین قسمت نمای Normal می توان مشاهده کرد .
اسلایدهای آماده
در ابتدای این فصل می خواهیم با یکسری از اسلایدهای از قبل طراحی شده در برنامه ی Power-Point آشنا شویم . این کار باعث می شود تا بیشتر با اسلایدها و نحوه ی طراحی و تنظیمات آن آشنا شویم . برای این کار از منوی File گزینه ی New را انتخاب کرده و در قسمت Task Pan گزینه ی From Auto Content Wizard را انتخاب می کنیم . 
 
پنجره ای با همین نام باز می شود ، از خصوصیات بارز پنجره های Wizard وجود دو دکمه ی Next و Back در آن می باشد که با زدن هر Next تنظیماتی انجام می شود و می توان برای تغییر در قسمت قبلی از دکمه ی Back استفاده نمود .
مراحل ایجاد یک Wizard
 
در این پنجره ۵ گزینه دیده می شود که در مرحله ی اول در Start قرار می گیریم و با زدن next به مرحله ی Presentation Type می رویم که می توانیم یکی از انواع مختلف اسلاید که هر کدام برای موضوع خاصی ساخته شده را انتخاب کنیم ، به طور مثال از Sales/marketing گزینه ی Marketing plan را انتخاب می کنیم .
 
با زدن Next به قسمت Presentation Slide وارد می شویم که برای تعیین نوع خروجی می باشد .
 
که با انتخاب هر کدام می توانیم نحوه ی نمایش خروجی اسلایدها را تعیین کنیم که سیستم به طور پیش فرض گزینه ی On-Screen Presentation را انتخاب کرده یعنی نمایش روی صفحه نمایش سیستم .(مانیتور) با زدن Next وارد مرحله ی Presentation Option می شویم که در این قسمت تعیین عنوان مناسب برای اسلایدها می باشد که عنوان مربوطه را در قسمت Presentation title وارد می کنیم . همچنین اگر در قسمت Footer نامی را وارد کنیم این نام در تمامی اسلایدها در قسمت پایین مشاهده می شود . با فعال کردن دو گزینه ی پایین خواسته ایم تاریخ جاری سیستم و همچنین شماره ی اسلایدها نیز دیده شود که در دو سمت راست و چپ اسلاید قابل مشاهده هستند . در این قسمت با زدن Next کار به پایان رسیده و دکمه ی Finish فعال می شود .
 
حال می توانیم اسلایدهایی را همراه با طراحی گرافیکی و متن داخل آن مشاهده کنیم . در قسمت نوار وضعیت برنامه تعداد کل اسلایدها نشان داده می شود که با قرار گرفتن روی هر اسلاید شماره ی اسلاید جاری هم دیده می شود . در این اسلایدها می توان با انتخاب موضوعات داخل اسلاید حذف آنها متن هایی را که می خواهیم جایگزین کنیم که قالب بندی این کار با توجه به تنظیم قبلی می باشد یعنی اگر موضوعات را حذف کنیم و متن خودمان را بنویسیم با همان نوع فونت ، رنگ ، اندازه مواجه می شویم .
 
همانطور که مشاهده می شود در قسمت چپ اسلایدها نواری دیده می شود که در آن دو Tab با نامهای Out line و Slide است که برای دیدن نمای اسلاید از Slide و برای مشاهده ی متن داخل اسلاید از Outline استفاده می کنیم . سعی کنید بعد از وارد نمودن یکی از سری اسلایدهای Wizard آن را در نماهای مختلفی که قبلا توضیح دادیم مشاهده کنید تا بیشتر با نحوه ی کار اسلاید آشنا شوید . به طور مثال وارد Slide Sorter شوید و کاری کنید کلیه ی اسلایدها را در یک صفحه ببینید آیا می توانید این کار را انجام دهید ؟

 
آشنایی با انواع فایل های ایجاد شده در Power-Point
- هنگامیکه اسلایدهای خود را به طور معمولی ذخیره می کنیم در حقیقت فایلی با پسوند .ppt ایجاد کرده ایم ، از خصوصیت این نوع فایل ها این است که هنگام اجرا حتما باید برنامه ی Power-Point روی سیستم موجود باشد و فایل ذخیره شده در برنامه ی اصلی باز می شود و زمانی که بخواهیم فایل خود را ویرایش کنیم از این نوع ذخیره سازی استفاده می کنیم .

- پسوند دیگری که می توان فایل های Power-Point را ذخیره کرد .PPS می باشد که به فایل ها حالت اجرایی می دهد یعنی برای باز کردن چنین فایل هایی نیازی به وجود خود برنامه نیست و می توان آن را به راحتی نمایش داد . همانطور که قبلا در فصل ۱ اشاره شد یکی از نماهای Power-Point Slide Show است که وظیفه صرفا نمایش را بر عهده دارد و در این حالت اجازه ی هیچ گونه تغییری در محتوای اسلاید نخواهد داشت و حالت امنیتی به فایل می دهد .

- نوع سوم ذخیره سازی پسوند .pot است که فایل حالت Template یا الگو را ذخیره می کند . از این قالب وقتی استفاده می کنیم که بخواهیم فایل را با فرمت خاصی که ساخته ایم نگه داریم . منظور از قالب بندی تعیین Background ، نوع Font ، اندازه و … می باشد .

سئوال :

۱- آیا ذخیره کردن فایل در دو حالت .PPS وPPT تاثیری در حجم آن دارد ؟
جواب: بله فایل های .pps حجم کمتری دارند.

۲- آیا می توان یک فایل PPS را در خود برنامه ی Power-Point باز کرد ؟ چرا ؟
جواب: خیر چون این یک پیوند اجرائی است.

۳- فایل های ذخیره شده با پسوند .pot در کجا ذخیره می شوند ؟
جواب: در پوشه Template

4- آیا شکل آیکن ها با پسوندهای مختلف با هم فرق می کند ؟
جواب: بله (شکل آیکن ها)

شماره گذاری اسلاید :

بهتر است هنگام طراحی اسلایدها آنها را شماره گذاری کنیم ، این کار به ما کمک می کند هنگام ایجاد پیوند بتوانیم سریع تر این کار را انجام دهیم ، همیشه سعی می کنیم برای هر اسلاید جداگانه عنوانی را در نظر بگیریم و اسلایدها را از روی عنوان آنها بشناسیم که این امر نیز در ایجاد پیوند تاثیر به سزایی دارد . برای انجام این کار دو راه وجود دارد :

الف ) انتخاب منوی Insert و سپس گزینه ی Slide Number

ب ) انتخاب منوی View و سپس گزینه ی header r& Footer

که هر دو یک پنجره را باز می کنند .
 
با فعال کردن گزینه ی Slide Number اسلایدها به طور اتوماتیک شماره گذاری می شوند همچنین می توان تنظیماتی را انجام داد که تاریخ جاری سیستم در کلیه ی اسلایدها دیده شود .
متن نوشته شده در قسمت Footer باعث می شود که تکرار این متن را در قسمت میانی در پایین اسلاید در کلیه اسلایدها مشاهده کنیم .
با فعال کردن گزینه ی Don’t Show on title slide به سیستم می گوییم که شماره ی اسلاید را در اسلاید عنوان نمایش ندهد . البته این باعث نمی شود که اسلاید عنوان شمارش نشود بلکه از نظر نمایش ، شماره را نشان نمی دهد .

نکته :در اکثر پنجره های Power-Point دو گزینه ی Apply و Apply to all به چشم می خورد که جهت اعمال کردن تنظیمات به اسلاید جاری یا کلیه ی اسلایدها صورت می گیرد .